W każdej firmie przychodzi taki moment, że pomimo najlepszych intencji, dobrej strategii i jeszcze lepszej realizacji trafia ona na szklany sufit. Jest to niewidzialna bariera wzrostu, która wynika z tego, że firma rozrosła się do takich rozmiarów, powyżej których metody zarządcze stosowane do tej pory nie są już tak skuteczne. A konkretnie chodzi o reagowanie sekwencyjne niedostosowane do wielowątkowości działań. Na przykład uruchomiliśmy dział sprzedaży internetowej i zatrudniliśmy przedstawiciela handlowego. Mamy więc nowy kanał sprzedaży i rozbudowaliśmy obecny. Dołożyliśmy więc dwa nowe procesy, które pracują równolegle uzupełniając już istniejące w firmie działania. Dodatkowo wpływają na siebie i na to co zastały. Sprzedaż internetowa wpływa na sprzedaż stacjonarną, klienci docierają nowymi kanałami, z których każdy posiada inną rentowność. Każdy nowy proces, to nowe dane, nowe interakcje i nowe zależności. Siatka połączeń się rozrasta, poziom skomplikowania rośnie a świadomość sytuacji spada.

1. etap

Firma się miota, próbuje zrozumieć starymi metodami nową sytuację. Nie ma się czemu dziwić przecież te metody do tej pory były bardzo skuteczne. Firma jeszcze nie wie, że czegoś nie wie. Dane są rozproszone. Faktury w programie księgowym, dane z GPS u operatora, plany zespołów sprzedażowych na kartkach na biurkach u handlowców, dane o klientach w CRM. Nikt nad tym nie panuje. Decyzje są podejmowane intuicyjnie, zazwyczaj w reakcji na zastałą sytuację, w oparciu o przeczucia.

2. etap

Przychodzi otrzeźwienie. Ktoś coś przeczytał o Business Intelligence. Zaczynają się pojawiać pierwsze oznaki świadomości analitycznej. Firma już wie, że czegoś nie wie. Niestety większość firm zatrzymuje się w tym momencie, bo uważa, że skoro dokonały inwestycji w nakładkę analityczną na popularny program księgowy to już problem jest rozwiązany. To jednak wcale nie poprawia sytuacji, bo za nakładką nie idzie zwiększenie świadomości analitycznej pracowników oraz nie pojawiają się procedury, że nie wspomnę o tym, że nakładka pobiera dane tylko z jednego źródła. Raporty są tworzone doraźnie przez osoby do tego nieprzeszkolone. Przez to są pracochłonne, odrywają pracownika od jego głównych działań a całe te analizowanie i raportowanie jest odbierane jako kara. W konsekwencji raporty są robione byle jak, z opóźnieniem i tak rzadko jak to tylko możliwe. Zarząd dochodzi do wniosku, że to ślepa uliczka, wyrzucone pieniądze i wszyscy wracają tam, gdzie byli, czyli do Excela i odręcznych notatek.

Czasami jednak firma potrafi przeskoczyć ten moment i nawet wejść na wyższy poziom. Jest to jednak praktycznie niemożliwe do osiągnięcia tylko swoimi zasobami. Nawet gdy posiadamy sprawny dział IT to w jego kompetencjach nie leży tworzenie hurtowni danych, integracja czy tworzenie kokpitów zarządczych. Do czegoś takiego potrzebny jest analityk. Informatyka jest dziś tak szerokim działem, że w korporacjach istnieją np. specjaliści odpowiedzialni tylko za kopie bezpieczeństwa, trudno więc wymagać od nawet dobrego informatyka, żeby znał się na wszystkim co związane z komputerami.

3. etap

Firma zainwestowała w hurtownię danych i integrację. Dane są w jednym miejscu. Zarząd i pracownicy posiadają dostęp do swoich kokpitów. Firma już wie, że wie. Dostęp do raportów jest natychmiastowy. Gwarantuje to zakupiony gotowy system, który pobiera dane z hurtowni i prezentuje je w czytelny i atrakcyjny sposób. To miły etap, pozwala czuć się komfortowo i mieć czyste sumienie. W końcu wszystko działa i jest porządek. To złudne uczucie, które jest efektem zakupu gotowego produktu, jakim jest hurtownia danych. Niestety tak jak w przypadku każdego narzędzia, aby wykorzystać je w 100% trzeba mieć odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Nie wystarczy też wszystko zainstalować zgodnie z instrukcją. Każda firma to inne procesy, procedury, kultura pracy, ludzie i przyzwyczajenia. Jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich a tak jest zazwyczaj w przypadku produktów gotowych, do których to my się mamy zastosować nie odwrotnie. Problem ten wynika z tego, że firma mimo posiadania odpowiednich narzędzie nie posiada nikogo, kto przetłumaczyłby jej potrzeby na język analityki i tak dostosował narzędzia, aby rozwiązywały autentyczne problemy firmy a nie te uśrednione. Do tego potrzebny jest analityk, czyli ktoś kto stworzy odpowiednie raporty, przeszkoli pracowników i pomoże wyciągnąć prawidłowe wnioski z danych, czyli zamieni dane na praktyczną wiedzę biznesową.

W konsekwencji w 3 etapie wszyscy mają na ekranach ładne raporty, ale nie wiedzą jak z nich korzystać.  Czy zatem aby wszystko działało, jak należy potrzebny jest na etacie w firmie prawdziwy analityk? Cały etat analityczny w małej czy średniej firmie jest marnotrawstwem, jak więc przeprowadzić firmę do 4 etapu, w którym jak podejrzewasz wszystko wygląda wręcz idealnie.

4. etap

To jest ten etap, w którym raporty tworzone są na czas, przy użyciu jak najmniejszej ilości zasobów firmy. Raporty odpowiadają na konkretne pytania a ich zadaniem jest rozwiązywać prawdziwe problemy przedsiębiorstwa. Wszystko działa jak w zegarku, bez wysiłku, nawykowo. Można powiedzieć, że firma nie wie, że wie. Aby osiągnąć ten wymarzony stan świadomości biznesowej potrzebny będzie niestety prawdziwy analityk biznesowy, czyli osoba obeznana z systemami raportowymi, znająca firmę i problemy biznesowe ogólnie. Taka osoba, przetłumaczy potrzeby firmy na język analityki oraz nauczy pracowników jak umiejętnie korzystać z narzędzi tak aby nie były drogą ozdobą, ale aby dawały takie efekty jak w korporacjach, które zatrudniają całe działy analityczne. Co ważne nie musisz zatrudniać takiej osoby, ale możesz wynająć ją jak biuro księgowe, w modelu outsourcingu.

Na tym etapie większość decyzji jest podejmowana na podstawie wiedzy płynącej z danych, nie dlatego że takie są procedury, ale dlatego że tak jest szybciej, wygodniej i skuteczniej. Pracownicy już nawykowo otwierają raporty, żeby znaleźć odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Wiedzą, jak interpretować dane, czasami nawet wiedzą co będzie później, gdyż zaczynają zauważać wzorce, co prowadzi do wykształcenia się czegoś na kształt 6. zmysłu. Np. wiedzą co sprzedawać, ile marży generują i ile brakuje im do premii (nawet przy bardzo skomplikowanym systemie prowizyjnym). Zarząd też zaczął korzystać z kokpitów menadżerskich. Prezes ma dostęp do ogólnej sprzedaży zawsze, gdy wyciągnie smartfon. Może też wejść w szczegóły i sprawdzić czy nowa promocja w sklepie internetowym rzeczywiście działa. Mniej telefonów, mniej maili, mniej czekania i mniej robienia raportów na wczoraj. W końcu można się zająć prawdziwym biznesem.

Właśnie tym jest świadoma firma, organizacją, w której decyzje są podejmowane na podstawie faktów, nie na bazie przeczucia. Gdzie każdy pracownik ma takie same cele co firma oraz gdzie nie ma pytań pozostających bez odpowiedzi. Dla tego stanu warto przejść te 4 etapy, zwłaszcza że czasami to właśnie brak świadomości biznesowej stoi na drodze kolejnego skoku rozwojowego dla naszego biznesu.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here