Wdrożenie i automatyzacja raportowania w spółce z branży poligraficznej

Klient, duża firma poligraficzna, zgłosił nam potrzebę standaryzacji i automatyzacji obiegu wiedzy wewnątrz przedsiębiorstwa. Głównym źródłem danych okazał się być specjalistyczny, dedykowany poligrafii system implementujący w sobie cały proces technologiczny i biznesowy. Prawdziwe wyzwanie dla nas stanowiła niszowość tego oprogramowania (wdrożono je w zaledwie kilku firmach w całej Polsce) a także brak jakiejkolwiek dokumentacji bazy danych.

W ramach zlecenia stworzyliśmy przekrojowe raportowanie wydajności produkcji oraz wdrożyliśmy kompleksowy monitoring spłacalności należności. Podjęliśmy w tym celu następujące działania:

  • dokonaliśmy inżynierii wstecznej głównego systemu celem zidentyfikowania i udokumentowania tabel przechowujących dane dotyczące produkcji
  • stworzyliśmy analityczną bazę danych oraz procesy integrujące dane z systemu głównego
  • wdrożyliśmy raportowanie i analitykę wydajności produkcji w jednym z topowych narzędzi analitycznych Business Intelligence
  • wykonaliśmy specyfikację interfejsu z danymi do monitoringu należności, zamówiliśmy i odebraliśmy ten interfejs od zewnętrznego dostawcy systemu księgowego oraz zintegrowaliśmy go z analityczną bazą danych
  • wdrożyliśmy automatyczne raportowanie należności w czasie niemal rzeczywistym dla ok. 30 opiekunów klientów i ich przełożonych, w którym każdy z nich widzi należności tylko swoich kontrahentów

Efektem naszych działań było znaczne ograniczenie prac manualnych pracowników biura, polegających na obróbce i sklejaniu fragmentarycznych raportów produkcyjnych z systemu, skrócenie procesów planowania i rozliczania produkcji. Uporządkowanie obszaru raportowania należności przyniosło z kolei oszczędność w wymiarze 1 roboczogodziny dziennie przeznaczanej dotąd na te aktywności przez pracownika księgowości. Warto również wspomnieć, że dzięki starannemu doborowi rozwiązań technicznych, klient nie poniósł żadnych dodatkowych kosztów licencji, ponieważ korzystaliśmy wyłącznie z oprogramowania open source lub typu ‘free of charge’.